马晓平:沟通是企业生存发展的重要保证

2016-08-06 09:46:15 来源:临汾新闻网

  作为一名企业的管理者,需要具备很多的能力,诸如沟通能力、协调能力、规划能力、决策能力、专业技术能力等等,其中沟通能力,在我看来是最重要的。

  众所周知,21世纪是一个信息化的时代,信息在现代经济生活中的作用越来越大,已经成为市场竞争的重要手段。对于企业来说,信息的重要性更是不言而喻。缺乏信息,即使有了资金、厂房、物资和能源,办企业也十分困难,因为企业没有生命力。因而,信息是最重要的资源,谁占有的信息多、掌握的信息准确,谁就有了制胜的先机。而信息沟通是联系企业共同目的和企业中有协作愿望的个人之间的桥梁。管理者最重要的功能是把企业的构想、使命、期望与绩效等信息准确地传递到职工,并指引和带领他们完成目标。实施有效的管理是培养企业核心竞争能力的基础。企业可以看成是具有不同实用性的各种资源的集合,管理的对象是各种资源。管理工作就是对各种资源进行合理、有效的配置和利用。实施管理的过程就是信息的传递与反馈的过程。作为企业的主体,人是一种极为特殊和重要的资源,是决定企业核心竞争力最根本的要素。一个企业的群体成员之间进行交流包括相互在物质上的帮助、支持和感情上的交流、沟通。人与人之间的信息交流就是沟通。沟通是企业综合竞争力与核心竞争力的决定因素,是高于信息、知识的第一因素。

  作为管理活动中的一个不可忽视的重要方面,沟通已引起企业界的高度重视,其带来的影响也越来越大。要想使沟通顺利进行,就要营造一个良好的沟通环境和氛围。作为现代企业管理者既要重视外部的沟通,又要重视与内部员工的沟通,这样的沟通才有凝聚力。信息的沟通是联系企业共同目的和企业中有协作的个人之间的桥梁。如果没有信息的沟通,企业的共同目的就难以为所有成员了解,也不能使协作的愿望变成协作的行动。沟通如果有效,则双方会迅速得到准确有用的信息;反之,有可能花费了大量的时间,而得到的只是一些模糊甚至是错误的信息。管理者最重要的功能是把企业构想、使命、期望与绩效等信息准确地传递到职工,并指引和带领他们完成目标。除了组织、策划、计划、控制以外,还需要在整个工作过程中对部下施加一种影响力,使他们乐于工作、勇于奉献,为实现本企业的目标而努力。沟通能力的好与坏也是直接决定着企业命运的成败之一,有效沟通是管理者最基本的能力。要想做到有效沟通,必须做到以下两点:首先要建立全方位的沟通机制。几乎所有的企业在发展过程中都会碰到沟通不良的问题,一般来说,企业的机构越复杂,管理层次越多,职能越不明晰,其沟通的效果就越差,高层指令传达到基层的时候往往会走样;同样,基层人员的建议与反映在未到达管理者之前经过层层扼杀往往已经消失殆尽。只有管理扁平化,才有利于上下级的沟通。随着信息沟通技术的不断发展,企业的组织结构越来越向有利于信息沟通的方向发展,具有较少层次的扁平型组织结构是现代企业管理的发展趋势。工作人员在完成其工作的过程中,越来越多地依靠信息来驱动。这种趋势显示了向实际工作人员提供正确与及时信息的重要性。为了用分散的方式使决策更接近于客户,企业内部的信息流程也分散化,组织内部的通信向下一直到最低的责任层,向上可到高级管理层,并横向流通于企业的各个部门、各个群体之间。这些只是表现了对管理部门与职工之间有效的、双向沟通系统的具体期望。

  其次是注重非正式沟通。企业内部的沟通方式不外乎两种形式:正式沟通和非正式沟通。由于企业内部非正式组织的存在,作为社会人的企业员工往往会通过非正式渠道获取和反馈大量信息,如果能够对企业内部非正式的沟通渠道加以合理利用和引导,就可以帮助企业管理者获得许多无法从正式渠道取得的信息,在达成理解的同时解决潜在的问题,发挥重要的整体作用。

  同时积极与公开的沟通是克服改革不稳定的良药。企业环境变动越大,就越需要与员工进行沟通,负责改革的企业领导者就越要扩大信息交流。人们普遍认为,缺乏信息沟通是改革失败的最根本的原因。因为自上而下的单向改革已经行不通了,所以需要进行的是双向互动、相互促进式的改革,这就更需要员工及早参与和真正的咨询。而在这一过程中,往往要进行大量的沟通,其中包括个人与个人之间的交流和沟通、个人与群体(包括正式群体和非正式群体)的交流与沟通、群体与群体之间的交流与沟通、正式与非正式的交流与沟通。组织中的行为不仅是由个人构成的,在很多情况下还表现为各种小群体的行为。为了有效地进行组织管理,必须善于利用各处正式的或者非正式的群体进行有效的沟通。在成功运作的许多公司中,他们做出一项计划或者决定方案等都是非常慎重的,没有丝毫的轻率。在那些计划、方案还未实施前,都要利用各种群体、依靠企业各部门参与讨论,各类信息都要反复地进行传递和反馈。这样做就是为了保证计划、方案等策略的正确合理性。这样做看起来也许是很费时间,但磨刀不误砍柴工,如果一旦决定下来,公司所有负责的人员都会全身心地投入到实施中去,大有不达目标不罢休的气势。这样决定后的实施过程,往往是既快又能保证质量和效果。值得注意的是,在利用群体进行沟通时,有时由于群体过度追求凝聚力,往往会产生一种极端群体一致的情形,即由于群体过度追求凝聚力,往往会产生一种极端群体一致的情形或称之为群体思考。在群体思考中,人们丧失了分析、批判的能力,而是感情用事地采取一致的行动。作为领导者,应该鼓励群体中所有的成员对于各种决策、方案敢于怀疑和批评;领导者应该成为乐于接受批评的范例,应当适当地重视和允许群体间的必要的冲突,防止无原则的团结一致。

  个别谈话是组织中的领导者与个人、个人与个人之间进行有效沟通最常见、最有效的方法之一。有些领导者认为,个别谈话是一项轻而易举的事,用不着什么筹划。但是从管理学的角度看来,个别谈话乃是实施管理的一个过程,作为领导者是需要认真对待的。因此,应该事先明确个别谈话的目的,将要讨论的项目列出来并确定有那些问题是需要问的。同时,既然你准备坦诚回答对方提出的任何问题,因此你本身也不用怕提问题。有一位成功的领导人,他每次接管一个团体后都是用的同一种个别谈话方式。他会问每个属下:“你的工作情形怎样?有什么困难?我如何帮助你?我用什么办法可以使你的工作轻松一些?”个别谈话使属下有机会畅所欲言,不必顾忌,更不会毫无意义。只要你的个别谈话运用得正确,你可以发掘出属下内心深处许多你以前不知道的东西。你的属下告诉你一些他的烦恼,你也可以借此机会平息一些传闻和谣言。这也是你和属下协商工作方式、共同订立工作目标的大好机会。你应用这种领导方法开展良好的个别谈话,训练你的工作小组。

  沟通是一门艺术,它是自然科学和社会科学的混合体;沟通是现代管理的一种有效工具,用好了使你水到渠成、挥洒自如,但是用不好或是不会用,则会使你处处受制,窘困不堪;沟通更是一种技能,是一个“情商”高低的具体体现,不论管理者还是普通员工,这种“情商”是比某些知识能力更为重要的能力。同时良好正确的沟通是成功企业的经营之道,还可以有利增进各企业之间的相互信任、相互理解。在现代企业管理中,工作制度理念是静止的,而有效地沟通方法是灵活的,这就需要我们更进一步学习良好的沟通方法以促进企业的生存和发展。在充满竞争的企业中,要想与时俱进,不仅要学会开拓创新,还要学会探索有效的沟通理念,这样才能保证企业在发展过程中立于不败之地。

  马晓平(作者单位:山西汽运集团侯马运业股份有限公司)


     

责任编辑:张茜

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